Jak vybrat firemní proces vhodný k robotizaci
Technicky lze automatizovat mnoho kroků, které dnes člověk provádí na obrazovce. Důležitější otázkou však je, zda se to vyplatí – zda úspora času a menší počet chyb převáží náklady na vytvoření, provoz a údržbu robota. Základní odhad lze připravit ještě před prvním řádkem kódu.
Běžný problém: vybere se proces, ne přínos
Firmy často začnou úlohou, kterou je nejsnazší ukázat, přestože se opakuje zřídka nebo obsahuje mnoho výjimek. Robot pak sice funguje, ale úspora nepokryje jeho údržbu. Vhodný kandidát se proto vybírá podle objemu, pravidel, stability vstupů a ceny chyby.
Jak postupovat: pět otázek před rozhodnutím
Opakuje se to? Robot je dobrý v tom, co se děje stále stejně. Pokud proces probíhá každý den, každý týden nebo alespoň každý měsíc, má smysl se jím zabývat. Jednorázová migrace dat je jiná úloha než pravidelný provoz.
Řídí se jasnými pravidly? Zkuste postup vysvětlit novému kolegovi. Pokud lze rozhodnutí zapsat jednoznačnými podmínkami, je vhodné k automatizaci. Jestliže je potřeba posoudit smysl nebo řešit nepředvídané výjimky, robot může zpracovat pouze jednoznačnou část a zbytek předat člověku.
Má dostatečný objem? Důležitý je čas na jeden případ i jejich počet. Pět minut krát dvě stě případů měsíčně je téměř sedmnáct hodin. Pět minut krát pět případů je méně než půl hodiny; samotná úspora času v takovém případě investici obvykle neodůvodní.
Jaká je cena chyby? Ta se podceňuje nejvíce. Překlep ve variabilním symbolu znamená nespárovanou platbu a upomínku od dodavatele. Chybně přepsaná částka ve výkazu pro stát znamená pokutu. Kde je omyl drahý, tam se robot vyplatí i při nižším objemu, protože nešetří jen čas, ale také následky.
Jsou systémy stabilní? Robot pracuje s obrazovkami a soubory, které se mohou měnit. Časté změny zvyšují náklady na údržbu; stabilní rozhraní je zpravidla snižuje, ale zcela je neodstraní.
Co se nevyplatí robotizovat
Řekneme to rovnou, i když to znamená menší zakázku.
Proces, který provádíte dvakrát ročně, se z hlediska úspory času obvykle nevyplatí robotizovat. Posouzení může změnit vysoká cena chyby nebo jiný měřitelný přínos.
Proces, který se právě mění. Pokud firma za půl roku nasazuje nový informační systém, nemá smysl robotizovat práci v tom starém.
Proces, který stojí na úsudku. Posouzení reklamace, rozhodnutí o výjimce nebo citlivá komunikace se zákazníkem vyžadují člověka. Automatizovat lze jednoznačnou administrativní část před rozhodnutím nebo po něm.
Proces, pro který systém nabízí jiné rozhraní. Nejprve je třeba prověřit podporované API, export do souboru nebo bezpečný přístup do databáze. Při vhodném rozsahu bývá taková integrace stabilnější než ovládání obrazovky a může snížit nároky na údržbu; do porovnání však patří také licence, limity rozhraní a náklady na provoz. Podrobněji o tom píšeme v tématu RPA nebo integrace přes API.
Jak to hodnotíme my
Nezačínáme nástrojem, ale hodinami. Projdeme si, jak proces probíhá dnes, kdo ho provádí, kolik času zabere a jak často se opakuje. Z toho připravíme odhad očekávané úspory a uvedeme předpoklady, ze kterých vychází. Po nasazení ho pak lze porovnat s naměřeným výsledkem.
Poté hledáme jednodušší cestu než robota. Robota navrhneme, pokud přímější cesta není dostupná nebo vhodná z hlediska limitů, nákladů či údržby. Řekneme, co bude stát jeho vytvoření i následný provoz a údržba.
Co vám výběr podle dat přinese
Rozhodnutí založené na měřitelných údajích, ne na dojmu. Buď najdete proces s rozumnou návratností, nebo se vyhnete investici, kterou by pohltil provoz a údržba.
Další krok
Na nezávazné konzultaci popište, co ve firmě děláte stále dokola. Z ukázky procesu, objemu a výjimek připravíme odhad, zda se automatizace vyplatí a jakou úsporu může přinést.