Robotizace procesů (RPA)

RPA nebo integrace přes API: které řešení si vybrat

Firma přijde s tím, že potřebuje robota. Objednávky z e-shopu se ručně přepisují do účetního systému a je jich mnoho. Robot by to zvládl – otevřel by e-shop, otevřel by účetnictví a přepisoval by. Jenže e-shop má rozhraní, přes které lze objednávky stáhnout přímo, a účetní systém umí přijmout dávkový import. Robot v takovém případě není řešení. Je to obcházení řešení.

Běžný problém: robot se použije i tam, kde existuje přímé spojení

Softwarový robot ovládá počítač tak, jak by ho ovládal člověk. Klikne na tlačítko, vyplní pole, stáhne soubor. Pracuje přes obrazovku – přes to, co systém ukazuje lidem.

Integrace přes aplikační programové rozhraní (API) pracuje přímo s daty. Systémy si údaje vymění bez klikání přes obrazovku. Podobnou úlohu může splnit podporovaný export nebo import souboru; přímý přístup do databáze používáme pouze tehdy, když je bezpečný a výrobce ho podporuje.

Rozdíl mezi oběma řešeními spočívá v tom, na čem závisí. Robot může reagovat na změnu obrazovky nebo přihlášení. API je určeno ke strojové komunikaci, ale i ono má verze, autentizaci, limity a změny, které je třeba sledovat.

Jak vybrat vhodné řešení

Nejprve ověříme podporované API nebo export. Pokud pokrývají potřebné údaje a náklady dávají smysl, bývají stabilnější volbou. Robot je vhodný tam, kde přímé rozhraní chybí, nepokrývá celý proces nebo by jeho zpřístupnění bylo nepřiměřeně drahé.

Robot postavený nad systémem s vhodným rozhraním přidává závislost na uživatelském rozhraní. Musí čekat na načtení stránek a změna ovládacích prvků si může vyžádat úpravu. Přímé propojení proto bývá stabilnější, ale také API má verze, limity a provozní náklady.

Proto u každého projektu začínáme otázkou, zda se lze k údajům dostat jinak. Podíváme se do dokumentace vašeho systému, zeptáme se dodavatele, prověříme, zda existuje export, který nikdo nepoužívá, protože o něm neví. Bývá to tak překvapivě často.

Kdy robot skutečně dává smysl

Rozhraní však nemusí být k dispozici nebo nemusí pokrývat potřebný proces. Robot může dávat smysl například v těchto situacích:

• Starší interní nebo ERP systém nemá API a jeho úprava by byla nepřiměřeně nákladná.

• Státní nebo institucionální portál nabízí pouze práci přes uživatelské rozhraní.

• Dodavatel zpřístupní rozhraní pouze v balíčku, který se při daném objemu nevyplatí.

• Údaje přicházejí v e-mailových přílohách nebo PDF a nejsou dostupné přes podporované rozhraní. Typickým příkladem je automatické zpracování faktur.

Odpovědí je často kombinace obou možností. Jednu stranu procesu vyřešíme přes rozhraní, druhou pomocí robota, protože tam nic jiného není. Není to buď–anebo.

Co vám správná volba přinese

Řešení s přiměřenými nároky na údržbu a jasným důvodem volby. Přímo propojíme systémy tam, kde je to podporováno; robota použijeme na kroky, které jinak nelze rozumně automatizovat.

Předem znáte také provozní rizika. Robot může vyžadovat úpravu po změně cizího rozhraní; integrace potřebuje sledovat verze API, přístupové údaje a limity. Kombinované řešení může být nejpraktičtější.

Další krok

Napište nám, které systémy potřebujete propojit. Podíváme se, zda existuje jednodušší cesta než robot – a pokud ano, řekneme vám to i tehdy, když to pro nás znamená menší zakázku.